¿Qué ERP elijo para mi negocio?
A la hora de implantar un sistema ERP, lo más importante es saber cual se adapta más a nuestras circunstancias, y no es fácil la elección del ERP.
A la hora de decidir que ERP elegir, lo principal es mirar se el software que vamos a instalar es de pago o es gratuito.
ERP DE PAGO
SAP
SAP fue creada por IBM en los años 1972 y actualmente es la mayor potencia de ERPs del mercado. Se dedica a trabajar con grandes empresas, por lo cual no nos ayudaría demasiado si nuestra empresa sería un pyme.
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ORACLE
Oracle es la segunda potencia mundial a lo que ERP se refiere. Fue creada en 1977 para desarrollar Bases de DAtos y sistemas empresariales. Oracle pretende dominar el software de Bases de DAtos para influenciar sobre el mercado de ERP.
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ERP DE SOFTWARE LIBRE
OPENBRAVO
Es la solución líder mundial respeto a lo que a software libre se refiere. Es ideal para la pequeña y mediana empresa. Elimina el coste de licencias y ofrece apoyo. Fue creada en 2006, y actualmente consta de dos versiones
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CRITERIOS
- Experiencia vertical con referencias conocidas
- Metodología de implementación
- Reputación y credibilidad
- Experiencia y especialización de equipos de proyectos
- Presencia internacional/local
- Solidez del proveedor
- Cantidad y calidad de implementaciones
- Alineación en la visión tecnológica con su organización
- Capacidades de I+D+ i
- Compromiso en tiempo y forma
- Servicio de atención al cliente
- Atención en el idioma y dentro del huso horario en el que opera su empresa
COMO TIENE QUE SER EL PROVEEDOR?
En el mercado podemos encontrar gran variedad de sistemas ERP con características y precios distintos. Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades diferentes y que el ERP y su parametrización dependerán de estas necesidades. Por ello, un ERP no es una solución “tipo”, y las soluciones válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras.
El objetivo debe ser obtener un producto que sea lo más apropiado para la empresa. Es decir, no elegir un sistema del que se usará un diez por ciento de su potencial, ni uno que resulte problemático al primer intento de ampliación o modificación.
Para seleccionar correctamente un ERP es necesario realizar un exhaustivo proceso de selección, en el que deberemos realizar entrevistas, ver demos, hablar con empresas que ya hayan implantado el sistema a adquirir etc. La primera reflexión que tiene que realizar la empresa es definir los procesos que van a integrarse en la solución informática y los departamentos o secciones de la empresa que están involucrados en ellos. A partir de aquí se debe hacer un análisis de las necesidades funcionales que deben ser cubiertas por la solución informática.
Esto se deberá realizar incluso aunque se tenga algún sistema informático de gestión ya implantado. En este caso, se deberá evaluar qué aplicaciones o funcionalidades de estas deben seguir manteniéndose, cuales nuevas se necesitan y cuales se deben suprimir. Llegado a este punto, las empresas accederán a los proveedores tecnológicos para saber si hay algún producto que cubra las necesidades, o si debe desarrollarse un sistema a su medida.
A continuación, se presentan diferentes aspectos que deben ser evaluados en el proceso de selección.
[editar]Aspectos funcionales
Bajo esta categoría se agrupan todos los criterios a evaluar que se encuentran ligados a las funciones que debe cumplir el sistema a implantar, así como los procesos que debe contemplar. Constituyen los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de seleccionar un ERP, y son:
- Áreas soportadas: Comprobar que el ERP da soporte a todas las áreas de la empresa que lo requieran. Se deben valorar los diferentes módulos que se deben implantar.
- Facilidad de uso: Es importante que el ERP sea fácil de utilizar para los empleados de la empresa, ya que si no lo es, se corre el riesgo de que la dificultad de uso conlleve que se acabe no utilizando.
- Adaptabilidad y flexibilidad: Evaluar hasta qué punto las necesidades de la empresa vienen comprendidas en el estándar, y qué partes se deben desarrollar fuera de este estándar, si esto es posible.
- Facilidad de parametrización: Evaluar hasta qué punto la incorporación de un cambio es fácil de llevar a cabo.
- Esquematización de la estructura de la empresa: El sistema debe disponer de unas estructuras de datos flexibles, con el fin de poder adaptarlas a la estructura organizativa de la empresa.
- Interacción con otros sistemas: Facilidad para la comunicación con otros sistemas.
- Facilidad en la elaboración de informes: Evaluar si la aplicación dispone de herramientas que le permitan al usuario editar sus propios informes en base a sus necesidades.
- Seguridad: Posibilidad de definir perfiles de usuario por transacciones y objetos de datos.
[editar]Aspectos técnicos
Son aquellos relacionados con las necesidades de infraestructura técnica necesarias para la puesta en marcha del sistema.
- Adaptabilidad a la estructura instalada en el cliente: Evaluar hasta qué punto es posible montar el ERP en el hardware disponible en la empresa, o en caso contrario, la inversión en infraestructura necesaria para albergar el ERP.
- Multiplataforma: Comprobar si el ERP depende de una plataforma determinada (como Windows), o es posible elegir entre varias alternativas.
- Base de datos: Determinar las bases de datos sobre las que puede trabajar el ERP.
- Licencias: evaluar la necesidad de compra de otras licencias necesarias para el funcionamiento del nuevo sistema.
- Instalación o actualización remota: Posibilidad de que el sistema permite la Instalación y desarrollo de labores de mantenimiento de forma remota.
[editar]Características propias del proveedor
Aquí se recogen criterios de evaluación para determinar la idoneidad del proveedor a seleccionar según su propia evolución. Es importante evaluar la solidez del proveedor, ya que si el proveedor deja de existir, la empresa se podría quedar con un sistema sin mantenimiento ni posibilidad de evolución.
- Características del proveedor: Evaluar su solidez, evolución histórica, clientes.
- Otras implantaciones similares: Experiencia en implementaciones anteriores de dicho ERP que han sido implantadas en empresas de similares características y necesidades a la nuestra, así como el éxito de dichas implantaciones.
- Evolución del ERP: Conviene conocer la evolución y origen de la herramienta.
- Confianza: confianza que el proveedor ofrece.
[editar]Características del servicio
A continuación se enumeran diferentes aspectos que deben tenerse en cuenta, referentes al tipo de servicio ofertado por el proveedor, tanto en el proceso de implantación del ERP en la empresa, como en el posterior servicio de soporte y mantenimiento del mismo:
- Alcance de la implantación: que va a suponer desde el punto de vista del producto su adecuación a la empresa; esto incluye:
- Instalación del ERP en el sistema informático de la empresa
- Necesidades tecnológicas necesarias para implantar el ERP
- Adaptación y parametrización, del ERP a las características particulares de la empresa,
- Desarrollos a medida de programas, para cubrir funcionalidades no cubiertas por el ERP
- Metodología de implantación: Existencia de una metodología de implantación, que incluya un Plan de implantación detallado que especifique:
- Calendario de la implantación por fases
- Grado de participación de los usuarios en la implantación en cada una de las fases
- Conversión/Migración de datos actuales hacia el nuevo sistema
- Plan y periodo de pruebas
- Detallar cuando se considera finalizado el proceso de implantación
- Formación de usuarios: Método y tiempo de adaptación de los usuarios.
- Garantía del producto: Alcance de dicha garantía en el tiempo, en aspectos funcionales y técnicos.
- Licencia: Alcance de la licencia, si incluye el soporte post-venta, y el alcance de este soporte.
- Servicio Post Venta:
- Actualizaciones o versiones del producto: definir en el contrato la posibilidad de recibir actualizaciones o nuevas versiones del ERP.
- Soporte y hot-line: posibilidad de disponer de un servicio de atención a consultas y resolución de problemas relacionados con el ERP.
- Contrato de mantenimiento: Qué términos incluye: período y servicios que incluye.
[editar]Aspectos económicos
Son los relacionados con los costes de licencias, de servicio de mantenimiento y de implantación y pueden ser:
- Coste del ERP: Evaluar el coste del sistema. Conocer cuales son los elementos para calcular el coste: usuarios, módulos adquiridos o por Licencias.
- Coste del hardware: que supone la adquisición de equipamiento necesario para la nueva plataforma.
- Coste de implantación: Coste estimado de consultoría.
- Costes adicionales: Los derivados de las adaptaciones. Costes de licencias de otros productos sobre los que se apoya el ERP.
- Coste de la migración de datos, en el caso de que la empresa tuviera una base de datos con anterioridad.
- Forma de pago: Conocer el reparto de pagos a lo largo del proyecto.
- Mantenimiento: Tipo de contrato ofrecido.
Fuentes de informacion:
http://www.ekontsulta.net/ekontsulta/wiki/index.php/Selecci%C3%B3n_de_un_ERP
Apuntes repartidos durante el curso 2012-2013
http://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
http://www.youtube.com/
